Quando sua empresa contrata o Vinit, ela terá uma base com este endereço:
Vinit: vinit.com.br
Ao acessar este endereço iremos ver uma tela de login:
Você irá digitar seu e-mail que foi cadastrado por nós e a senha que você recebeu por e-mail, que poderá ser alterada. Após digitar a senha clique em "entrar".
Será apresentado um layout parecido com esse:
Os módulos que foram contratados pela sua empresa aparecerá do lado esquerdo da tela:
Estes são os módulos Financeiro e Compras, caso você não esteja vendo esses módulos ou qualquer outro que vamos citar, lembro que então a sua empresa não fez o contrato desses módulos. Como já informado, vou passar pelos principais módulos do sistema.
Pontapé inicial - Módulo Cadastros Gerais
Todos nossos cadastros inicialmente serão feitos no módulo Cadastros Gerais.
Segue link para todos os tutoriais a serem seguidos no módulo Cadastro Gerais:
Empresa
A primeira ação dentro do sistema é cadastrar uma Empresa, pois o sistema irá vincular as próximas ações à uma empresa e a partir desta empresa poderemos visualizar, incluir, editar e excluir algumas ações caso feitas de forma erronia.
Para cadastrar uma empresa teremos que ir em Cadastros Gerais>Empresas. O módulo cadastro gerais está localizado na última opção da barra de módulos e o sub-módulo Empresas é a segunda opção.
Note que ao acessar o sub-módulo Empresas, no canto superior direito existe um botão chamado "Incluir Empresa", clique nele e inclua o máximo de informações e caso o campo de permissão não tenha todos os usuários que você gostaria que tivesse, calma ainda vamos cadastrar todos os usuários. Depois de incluir todas as informações, clique em salvar no canto superior direito da tela.
Usuários
Após cadastrada a empresa, vamos cadastrar os usuários do que terão acesso ao sistema. Vamos até o sub-módulo. Usuários que se encontra na última posição do módulo Cadastro Gerais, clique em incluir usuário e complete os campos em branco, lembrando que os campos cargo, e-mail e status são obrigatórios. Logo abaixo terá uma tabela com algumas opções para selecionar, isso serve para que possamos dizer quais são as permissões daquele usuário específico.
Selecione os módulo o qual esse usuário terá acesso e o que ele poderá fazer dentro dos módulos. Depois de feito isso clique em salvar.
Cadastre quantos usuários você deseje, desde que não ultrapasse o limite do seu plano.
Projetos
Todas as vezes que cadastramos uma empresa um projeto novo é criado com o nome de "Projeto", ao entrar em Projetos, poderemos ver que existe uma lista de projetos, podemos mudar o nome clicando em detalhes, caso sua empresa tenha mais de um projeto, clique em incluir projeto no canto superior direito e um de cada vez cadastre quantos projetos forem necessários.
Fornecedores
Clicando em Fornecedores>Incluir Fornecedor, teremos acesso ao cadastro de informações para nosso fornecedores, vale lembra novamente que é bastante importante que todos os campos sejam preenchidos corretamente. Caso seja cadastrado o e-mail do fornecedor o sistema poderá mandar um e-mail com o seu pedido de compra para o fornecedor assim que o pedido for aprovado.
Contas Bancárias
O sistema já vem com os principais bancos cadastrados, então muitas vezes não existe a necessidade de cadastrar um banco, mas as contas bancárias sim. Em incluir conta bancária vamos selecionar algumas opções digitar agência e número de conta e colocar o status como ativo. O adicionar carteira servirá somente sua empresa que tenha todo o processo junto ao banco pronto para que você possa gerar arquivos remessa.
Centro de Custo
Podemos dividir o centro de custo da melhor forma para que possamos trabalhar. Centros de custo para o sistema serve para indicar para onde um determinado recurso foi direcionado e/ou pedido.
Poderá ser divididos por departamentos, por exemplo: Departamento de marketing para gastos com propaganda, entre outros. Departamento de Obras, para caso seja compra de material ou até mesmo o próprio escritório da empresa para vincular gastos de aluguel, água, luz,etc. Também poderá ser dividido em construções, por exemplo: Para prédios terá um determinado centro de custo chamado "Prédios", para casas teria um outro chamado "Casa" e assim por diante.
Planos Financeiro
O sistema já vem com um Plano Financeiro padrão para que seja usado pelos usuários, mas nada impede de que inativemos o plano existente e comecemos do zero ou que possamos acrescentar itens. Se você possui o Módulo Contabilidade você poderá vincular o Plano Financeiro com o Plano Contábil.
Outros
Outros são todos que não são usuários, clientes, corretores e fornecedores, sendo funcionários, sócios ou até mesmo a própria empresa caso em algum momento sua empresa tenha que fazer uma transferência entre contas onde a empresa é a dona das duas contas bancárias, isso nos permite ter um controle de movimentações que não tenham origens dentro do Vinit.
Ao clicar em incluir cadastro podemos notar que é exatamente igual um cadastro de um cliente, pois podemos também cadastrar tanto pessoas físicas como pessoas jurídicas.
Imobiliárias e Corretores
Todo corretor terá que ser vinculado à uma imobiliária, então antes de cadastrar qualquer corretor vamos incluir uma imobiliária. Caso um ou mais corretores sejam autônomos, você poderá cadastrar uma imobiliária chamada "Autônomo". Após incluir e salvar as informações de uma imobiliária vamos aos corretores, onde é um cadastro bastante semelhante ao cadastro de uma imobiliária.
Caso sua empresa use algum serviço de pagadoria, é de extrema importância, todos os dados dos corretores estarem completos e corretos!
Bom, se você seguiu todos os passos, temos os cadastros básicos do nosso sistema feitos e então agora podemos usar outros módulos do sistema ;)
Módulo Empreendimentos
Onde podemos cadastrar todos os empreendimentos da empresa. Agora vamos começar a usar os módulos de recebíveis
Índices
Os índices são bastante importantes para correção das parcelas, seja essa correção mensal ou anual. Para que essa correção funcione bem todos os meses o usuário terá que buscar porcentagem que foi liberada para o Índice Geral de Preços do Mercado(IGPM) e para o Índice Nacional de Custo para Construção(INCC) e cadastrar dentro do sistema.
Como o cadastro desses índices estão zerados, é recomendado cadastrar já um ano de índices, para o caso de que as parcelas forem reajustadas no aniversário do contrato ou da parcela.
Para saber mais, visite nosso banco de conhecimento sobre: Índices.
Estruturas
Aqui você irá incluir todos os Empreendimentos que a sua empresa possui.
No cadastro do empreendimento podemos ver que existe um campo chamado "Projeto", onde podemos selecionar o projeto que já aviamos cadastrado no sistema. Por isso é importante seguir os passos, pois o sistema irá começar a trabalhar vinculando tudo que já cadastrou. Podemos também selecionar quais usuários poderão ter acesso à aquele empreendimento o os índices que serão utilizados antes e depois da entrega das chaves que seria o INCC e o IGPM.
Cadastramos valor de mora, multa, quantos blocos o empreendimento terá e quantas unidades cada bloco terá, caso não seja selecionado como tipo de empreendimento "Loteamento", que este caso seria a quantidade de unidade por quadra.
Após feito o cadastro clique em salvar.
Para saber mais, visite nosso banco de conhecimento sobre: Estruturas.
Módulo Comercial
Neste módulo podemos ver de forma mais clara e controlar as unidades de todos os empreendimento da empresa.
Tabela de Preços
Após criar um empreendimento você poderá criar uma tabela de vendas para aquele empreendimento. Essa tabela poderá orientar os corretores dos valores de cada unidade, também assim que lançada uma proposta o sistema irá fazer uma comparação entre a tabela e a proposta do cliente.
Ao acessarmos Tabela de Preços poderemos ver uma lista de empreendimentos e no bloco chamado "Opções" e nesse bloco irá ter a tabela de preços de seus respectivos empreendimentos, ao clicar em algum deles você poderá baixar uma planilha modelo, altera-la no Excel e depois processar essa planilha no sistema Vinit. Você poderá criar inúmeras tabelas com várias condições de pagamentos diferentes.
Para saber mais, visite nosso banco de conhecimento sobre: Tabela de Preços.
Espelho de Vendas
Como seus corretores tem acesso à um portal de corretores, eles poderão visualizar, incluir e editar propostas.
O espelho de vendas tem uma simples função de mostrar de forma simplificada qual a situação de cada unidade de um empreendimento selecionado. Sendo possível também clicar em uma das unidades que esteja disponível e lançar uma proposta.
Para saber mais, visite nosso banco de conhecimento sobre: Proposta de Compra e Venda.
Proposta de Compra e Venda e de Locação
Uma unidade pode receber mais de uma proposta, quem vai escolher qual proposta aceitar é o responsável pela empresa. No espelho de vendas não podemos lançar mais de uma proposta por unidade, mas em Proposta basta ir em incluir proposta de compra e venda ou de locação e se uma unidade estiver disponível ou em negociação o corretor poderá lançar uma outra proposta nessa unidade.
No caso de locação o corretor poderá selecionar mais de uma unidade e futuramente a empresa poderá lançar apenas um boleto de cobrança independente da quantidade de unidades locadas.
Após aprovada a proposta vira um contrato já podendo gerar a minuta dentro do próprio sistema.
Para saber mais, visite nosso banco de conhecimento sobre: Locação.
Módulo Carteira
Módulo o qual iremos controlar toda a carteira de recebíveis da empresa e comissões dos corretores.
Contrato
Em Contrato você poderá analisar com mais detalhes algum contrato em específico clicando em detalhes.
Poderá ver os dados da venda, dados do comprador, gerar a minuta do contrato, analisar e editar o financeiro do contrato, alterando datas de vencimento, refinanciando gerando boletos, entre outros, além disso você terá um histórico do que foi feito naquele contrato e por fim anexar qualquer tipo de documento no sistema, assim você terá uma cópia física e uma salva dentro do Vinit.
Para saber mais, visite nosso banco de conhecimento sobre: Contrato.
Comissões
Você terá todo o controle de comissões de seus corretores, selecionando por filtros e clicando em pesquisar você poderá ver quais comissões estão em aberto, pagas e em atraso.
Ao filtrar por corretor por exemplo, você poderá selecionar como pago a data de pagamento da comissão e a forma de pagamento. Podendo também importar e imprimir um relatório.
Para saber mais, visite nosso banco de conhecimento sobre: Comissões.
Office Bank
Como você viu anteriormente após uma proposta for aprovada a mesma vira um contrato e a partir deste momento você terá uma carteira de recebíveis. Podemos gerar os boletos das parcelas de um contrato no próprio módulo Contratos, mas quando falamos de mais um cliente isso não é nada prático, mas em Office Bank você pode gerar várias parcelas de uma única vez.
Um exemplo mais claro:
Você está no dia 15 de agosto e gostaria de gerar todas as parcelas que tenham vencimento no mês seguinte de um empreendimento.
Então você irá selecionar a empresa, o empreendimento, o período das parcelas, o banco que está vinculado com aquele empreendimento selecionado, conta do banco e carteira, agora clique em pesquisar e o sistema trará todos os boletos daquele empreendimento com o vencimento para setembro por exemplo e então selecione todos os boletos e clique em "Download dos Boletos Selecionados", agora você tem todos os boletos prontos para serem impressos.
Após feito isso se você usar o pagamento registrado junto ao seu banco, selecione novamente todos os boletos e clique em "Gerar Arquivo Remessa", salve esse arquivo para que depois você possa exportar esse Arquivo Remessa no site do seu banco. Isso serve para informar para o banco que caso ele receba um dos boletos para pagamento o banco pode aceitar este pagamento.
Após o arquivo remessa exportado com sucesso, você esperará até o dia seguinte para pegar o Arquivo Retorno no site do banco. Este arquivo serve para ele possa ser exportado no sistema Vinit, informando assim para o sistema quais os boletos foram pagos e dando uma baixa automática nas parcelas pagas. Assim evitando o trabalho que você teria de olhar o extrato bancário todos os dias para que possa dar baixa manual em parcelas por parcela, economizando e otimizando seu tempo.
Para saber mais, visite nosso banco de conhecimento sobre: Office Bank.
Inadimplência
Quando um cliente deixa de pagar uma parcela e passa o prazo de validade desta parcela, o Vinit transforma este cliente em um cliente inadimplente e em Inadimplência temos um controle de quem são esses cliente e de quantas parcelas eles deixaram de pagar, mas caso haja uma intenção da parte deste cliente de efetuar o pagamento da(s) parcela(s) atrasada(s), você poderá usar os filtros para localizar o cliente e clicar em renegociação.
Selecione a(s) parcela(s) atrasada(s) que o cliente deseja efetuar o pagamento e no bloco Renegociação preencha as informações que são solicitadas, caso o empreendimento tenha a porcentagem de multa e mora cadastrados esses valores já iram aparecer. Após as informações preenchidas clique em "Gerar Parcelas de Renegociação" e a parcela será gerada.
Para saber mais, visite nosso banco de conhecimento sobre: Inadimplência.
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Essa foi a parte de recebíveis do sistema, veremos a seguir os módulos da parte financeira da empresa.
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Módulo Contabilidade
Módulo que iremos cadastrar nosso plano contábil para que possamos fazer apropriações em outros módulos.
Plano Contábil
Sua base já virá com um plano contábil padrão que acreditamos atender a maior parte da sua empresa, porém você poderá altera-lo ou inativa-lo caso queira começar um novo plano contábil do zero.
Ao incluir um plano contábil é importe saber como ele funciona pois que feito de forma errada será impossível apropriar movimentações e compras futuras.
O plano contábil tem dois principais títulos um de saídas e um de entradas/receitas, esses títulos poderão ter sub-títulos, por exemplo: receita de prestação de serviço é um sub-título do título entradas/receitas e então receita de prestação de serviço teria alguns itens e assim por diante. Os títulos poderão ter inúmeros sub-títulos e esses sub-títulos poderão ter itens e mais sub-títulos também.
Módulo Planejamento
Onde poderá ser criados orçamentos para que o sistema de forma automática crie planejamentos e conforme as contas cadastradas forem pagas o sistema irá abater do valor do orçamento.
Orçamentos
O Vinit já vem com um orçamento padrão para que sua empresa possa usar. Como o plano contábil, você poderá alterar ou inativar o orçamento padrão.
Ao incluir um orçamento basta selecionar uma empresa, um projeto definir se é um orçamento de obra ou um orçamento geral, colocar o status como ativo o selecionar uma data de inicio e fim, lembrando que o máximo de um orçamento são 5 anos e salvar. Logo você poderá inserir itens/valores no orçamento, tomando como base o plano contábil, criando um título superior, sub-títulos e itens para os sub-títulos.
Para saber mais, visite nosso banco de conhecimento sobre: Orçamentos.
Planejamento
Depois que foi criado um orçamento podemos entrar em Planejamentos e selecionar um orçamento de uma empresa. O sistema irá trazer uma tabela tomando como base o tempo de vida do orçamento, o valor unitário e total previsto para ser gasto mensalmente.
Também com o opção de exportar o planejamento, trabalhar com o planejamento em Excel e importar ele para o Vinit trazendo os valores atualizados e ficando pendente apenas somente o "Realizado" sem valor nenhum, pois como informado anteriormente estes valores só serão preenchidos quando tivermos uma baixa vinculada a este orçamento.
Módulo Compras
Módulo onde irão partir os pedidos de compra, contratos, vínculos com o compras a pagar e controle de estoque.
Solicitação, Cotação e Pedido de Compra
O Vinit trabalha de duas formas para fazer um pedido de compra.
O primeiro pode ser começando da etapa de solicitação, assim um administrativo de obra poderá acessar o sistema e solicitar materiais que estejam faltando. Logo em seguida os usuários que tem como parâmetro aprovar solicitações vão receber um e-mail informando que existe uma solicitação no sistema do Vinit esperando aprovação.
Após a solicitação aprovada a mesma entra em cotação e então o responsável por compras da empresa entraria em contato com os fornecedores e faria a cotação dos valores dos insumos solicitados. Assim que fizer a cotação poderá selecionar um fornecedor e clicar em salvar, se a cotação estiver finalizada clique em finalizar cotação.
Ao finalizar um cotação a mesma vira um pedido de compra a aprovar, onde os usuários com o parâmetro de aprovações de pedidos de compra receberam um e-mail informando que existe um pedido de compras para aprovar no sistema. Aprovado o pedido o sistema poderá mandar um e-mail para o fornecedor com o documento de pedido de compras, mas também você poderá entrar em contato com o fornecedor e concluir o pedido. Feito isso basta esperar o documento do fornecedor para que o pagamento por parte da empresa seja feito.
Esses processo de solicitação, cotação e pedido de compra são feitos se sua empresa tiver mais de uma pessoa para fazer esses procedimentos, mas caso seja uma empresa pequena ainda e quem faz as cotações e comprar for apenas uma pessoa ou pessoas de confiança, o pedido de compra pode ser feito de forma direta sem precisa passar pela solicitação e cotação.
Para fazer isso basta entrar em Pedidos de Compra e ir em Incluir Pedido de Compra e então selecionar os insumos e salvar o pedido, assim o fornecedor receberá um e-mail e você também poderá confirmar o pedido por telefone.
Para saber mais, visite nosso banco de conhecimento sobre: Pedido de Compra.
Contrato
O sub-módulo contrato tem quase a mesma função do compras, porém o que irá ser cadastrado aqui serão contratos de mão de obra ou manutenções, também poderão ser incluídos insumos referente aos contratos. Assim que cadastrado um contrato o mesmo deverá ser salvo e aprovado.
Para saber mais, visite nosso banco de conhecimento sobre: Contratos.
Medições
Em medições poderemos medir de forma financeira ou quantitativa o quanto o contrato teve de evolução. Logo um contrato pode ter várias medições e você poderá gerar documentos para que posse ser entregue para o prestador de serviço e/ou fornecedor e assim ele te entregará um documento para que você possa paga-lo.
Para saber mais, visite nosso banco de conhecimento sobre: Medições
Documentos
Quando fazemos um pedido de compras ou uma medição o fornecedor nos dará um documento seja ele recibo, nota fiscal ou boleto, esse documento iremos cadastrar do sistema e como o pedido de compra foi cadastrado no Vinit, você poderá vincular esse documento ao pedido o qual ele se refere.
Em incluir documento para pedido de compra você irá selecionar empresa, fornecedor e tipo do documento que você tem em mãos, também poderá digitar o número do documento e mais alguma informação. Ao selecionar o fornecedor o sistema trará todos os pedidos que estejam vinculados àquele fornecedor, se o documento possuir mais de um insumo basta clicar em Novo Insumo para que o sistema possa habilitar mais itens para serem selecionados.
Selecionado todos os itens, clique em Gerar Título e o seu documento cadastrado irá se torna um contas a pagar no módulo financeiro que veremos em breve.
Módulo Financeiro
Módulo onde você irá controlar o contas a pagar e o contas a receber seja por empresa, empreendimento, fornecedor, entre outros.
Contas a Pagar e Contas a Receber
Todos os títulos de débitos gerados ou não no Vinit sejam eles por compras, contrato ou até mesmo consumo da própria empresa, você poderá ter acesso e controle deles no contas a pagar. Você poderá incluir um título caso esse título não teve origem dentro do Vinit, como por exemplo: Contas de consumo, aluguel do escritório, materiais de escritório, etc.
Se caso você já tiver gerado o título em Documentos, assim que você finalizar o cadastro do documento será gerado um número de título e esse título vai estar em contas a pagar, se for um documento de consumo você poderá clicar em incluir título e preencher todos os dados e fazer a apropriação clique em salvar e o título gerá gerado para o contas a pagar.
A inclusão de contas a receber funciona da mesma forma, mas você irá usar o contas a receber se sua empresa emite nota de prestação de serviço.
Você poderá filtrar para aprovar os títulos e também dar a baixa manual ou colocar como recebido no título ou reprovar caso seja necessário. A baixa manual pode ser feita caso a empresa tenha poucos encargos e faça o pagamento direto no site do banco.
Movimentações
Alguns tipos de movimentos que são efetuados em contas bancárias são imprevisíveis, por esse motivo você pode usar esse sub-módulo para cadastrar tarifas bancarias, transferências entre contas da própria empresa. Basta selecionar a natureza da movimentação, preencher os campos e apropriar a movimentação.
Baixas
Baixas é bem parecido com o Office Bank do módulo carteira, os dois trabalham com arquivos remessa e retorno, mas em Office Bank é utilizado para a carteira de recebíveis da empresa e já em Baixas você poderá gerar um arquivo remessa para efetuar os pagamentos dos títulos em aberto da empresa.
Basta filtrar e selecionar os títulos e gerar o arquivo remessa subir esse arquivo no site do banco e no dia seguinte pegar o arquivo retorno no banco e importar para o sistema dar uma baixa automática. Isso faz você economizar tempo caso tenha muitos títulos para pagar.
Extrato
Podemos visualizar literalmente um extrato das contas cadastras no sistema. Podemos visualizar todos os valores de entradas e de saídas referente à aquela conta filtrada, desde carteira de recebíveis até títulos de contas a pagar.
Você também podendo imprimir esse extrato ou importar um extrato do seu banco no Vinit, assim caso haja alguma movimentação diferente o sistema irá avisar para que você possa incluir no Vinit e ter o extrato do banco e o extrato do Vinit andando paralelamente.
Bom, assim finalizamos o overview do sistema Vinit. Foi mostrado os principais módulos utilizados pelos nossos clientes de uma forma com que o fluxo fique de uma forma fácil de ser entendida.
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