Como fazer um Pedido de Compras!

 Temos duas opções para fazer um ou mais Pedidos de Compra.

 Se você trabalha em uma grande Empresa onde várias pessoas então envolvidas no processo de compras recomendamos fazer o caminho mais longo porém você terá um controle total sobre o assunto, mas se você trabalha em uma empresa onde existe uma única pessoa que faça os pedidos ou até mesmo é você quem faz os Pedidos de Compra, podemos pular alguns processos e fazer um pedido diretamente para o fornecedor, sem precisar de aprovações.

 Então se é somente você quem faz os pedidos e não terá que se reportar a ninguém recomendamos o tutorial abaixo:

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Pedido de Compra direto !

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Duas dicas muito importantes também é que teremos que ter um Orçamento cadastrado no sistema e pelo menos um Fornecedor para que posamos prosseguir com a Solicitação para pedidos de compras.

 Caso não tenha um Orçamento e/ou Fornecedor e gostaria de saber como cadastramos, clique em alguns dos links abaixo:

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Criando um Orçamento.

Cadastrando um Fornecedor.

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Feito o Orçamento e Fornecedor cadastrado faremos o Pedido de Compra baseado em três principais passos: Solicitação, Cotação e Pedido de Compra. 

 

 Solicitação.

 Antes de você fazer um Pedido para Compra você terá que fazer uma Solicitação, caso você precise da autorização de alguém para fazer Efetivamente o Pedido, o caminho é:

Home>Compras>Solicitação

 Em seguida clique em Incluir Solicitação no canto superior direito da tela.

Você será direcionado para uma página onde você irá fazer um cadastro para Solicitação. Existem dois blocos, o primeiro é bem simples.   

 Basta selecionar a Empresa a qual a solicitação será feita, no segundo campo o próprio sistema irá trazer um número após o termino do cadastro, o bloco Situação sempre estará como Pendente e o campo para as Observações é para caso você queira detalhar a solicitação.

 O segundo bloco cadastraremos os insumos que temos interesse em fazer o pedido. Clique em Novo Insumo para abrir os campos de cadastro.

 Abaixo segue orientações para preenchimentos dos campos:

 Insumo - Produto ou serviço que pretendemos solicitar.

 Un. Medida - Assim que selecionarmos o Insumo o sistema preencherá a unidade de medida.

 Detalhes - Alguma especificação do produto ou serviço referente ao insumo.

 Qtde. Solicitada - Quantidade que achamos necessário para o serviço. 

 Necessário em - Data na qual o insumo será necessário na Empreendimento.

 Qnte. Saldo - O sistema irá preencher pois ainda não foi feita a Apropriação do mesmo.

 

Agora vamos para apropriação, clique no botão da apropriação e siga os passos abaixo.

 No momento que clicar em Apropriação abrirá uma nova tela, essa tela servirá para que nós possamos informar para o sistema em a qual Projeto você está se referindo, podemos escolher mais de um Empreendimento caso tenha que distribuir o mesmo Insumo.

 Abaixo segue orientações para preenchimentos dos campos:

 Projeto - Escolha o Projeto que deseja Apropriar.

 Centro de Custo - O departamento/Projeto/Obra referente a apropriação. 

 Orçamento - Escolha um Orçamento. O Orçamento é cadastrado antecipadamente. 

 Item do Orçamento - Quando criamos um orçamento criamos os Itens que esse Orçamento terá.

 Plano Financeiro - Plano relacionado que foi vinculado ao Orçamento, mas podemos mudar caso achemos  melhor.

 Percentual - É calculado automaticamente quando escolhemos a quantidade.

 Assim que terminarmos é só clicarmos em "Salvar" no campo superior direito da tela, voltamos a Lista de Solicitações de Materiais, essa Solicitação terá que ser aprovada por algum responsável com alçada suficientemente cadastrada.

 Assim que a Solicitação for Aprovada, a Situação da Solicitação ficará como: "Em Cotação".

 

 Cotação.

 Agora teremos que ir em:

Home>Compras>Cotação.

No canto superior direito terá um botão chamado "Incluir Cotação"

clique nele. Abrirá uma tela:

 Selecione a Empresa no local indicado e aparecerá uma lista de todos os Pedidos feitos para esta Empresa selecione um ou alguns para que possamos fazer a cotação e clique em Salvar para voltarmos e fazermos a Cotação.

 Abaixo segue orientações para preenchimentos dos campos:

 

 Nº da Solicitação - O Sistema trará o numero da SOLICITAÇÃO que foi feita e que vamos transformar em uma  Cotação.

 Insumo - São os Insumos que foram selecionados deste número de Solicitação.

 Detalhes - Caso tenha uma observação específica para aquele insumo.

 Qtde. Solicitada - O sistema irá trazer a quantidade de insumos que está dentro da Solicitação.

 Integração - Existem duas opções:

 Pedido: No caso de itens.

 Contrato: No caso de mão de obra, pois poderá se estender por alguns meses.

  O último campo é o de Fornecedor, Selecione um Fornecedor que já tenha o seu cadastro no Vinit.  Selecione um Fornecedor, insira o valor unitário do item e a quantidade que que deseja comprar, caso  não queira comprar 100% deste insumo ele o pedido ficará em aberto para uma próxima compra, o Valor  Total o sistema calculará.

  Para criar uma comparação entre os Fornecedores clique em Adicionar Fornecedor, assim abrirá um  novo campo para incluir mais um Fornecedor para comprar o preço. Quando  decidirmos de qual Fornecedor iremos comprar, basta clicar em uma bolinha no lado direito do Valor  Total do Fornecedor e clicar em Salvar.

 

 Voltamos para a Lista de Cotações e então se estiver tudo correto basta clicar em "Finalizar Cotação".  

 

Pedidos.

 

 Estamos na última etapa deste processo! agora vamos em:

Home>Compras>Pedido de Compra.

 Use os filtros para localizar rapidamente o Pedido,

assim que o Pedido for localizado podemos clicar em detalhes para confirmar todas informações,

quando uma cotação é aprovada ela já considerada um Pedido de Compra e o pedido será enviado por e-mail para o Fornecedor, mas isso é somente se o sistema estiver configurado para agir desta forma, caso contrário teríamos que entrar em contado com o Fornecedor e confirmar o Pedido.

 Assim finalizamos todo o processo para fazer um Pedido de Compra com todo o controle que o Vinit oferece para você.