O caminho para Contratar um Serviço é bem parecido com o de fazer um Pedido de Compra e assim como no Pedido de Compra podemos fazer de forma direta caso você seja o único responsável por essa área e tenha permissão de fazer Pedidos de Compra e Contratação.
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Contratando um Serviço de forma Direta.
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Agora se você tem que esperar a aprovação de um superior, a melhor forma é fazer passo a passo para termos total controle sobre o Serviço Contratado. Assim como no Pedido de Compra, vamos passar por três principais passos: Solicitação, Cotação e Contrato.
Solicitação.
Clique em:
Home>Compras>Solicitação.
Abrirá uma página, clique no botão Incluir Solicitação no canto superior esquerdo da tela.
No primeiro bloco Selecione a Empresa e vamos para o segundo bloco.
Clique no botão Novo Insumo para abrir algumas colunas que vamos preencher a seguir.
Abaixo segue orientações para preenchimentos dos campos:
Insumo: Produto ou serviço que pretendemos solicitar.
Un. Medida: Assim que selecionarmos o Insumo o sistema preencherá a unidade de medida.
Qtde. Solicitada: Quantidade que achamos necessário para o serviço.
Necessário em: Data na qual o insumo será necessário na Empreendimento.
Qtde. Saldo: O sistema irá preencher pois ainda não foi feita a Apropriação do mesmo.
Cotação e Pedido de Compras: Estes campos ficaram em branco por agora.
Contrato: Este campo ficará em branco.
Apropriação - Clique em Apropriação e siga os passos abaixo.
No momento que clicar em Apropriação abrirá uma nova tela, essa tela servirá para que nós possamos informar para o sistema em a qual Projeto você está se referindo, podemos escolher mais de um Empreendimento caso escolhemos para Contratar um Serviço como um todo porém o Serviço será feito em mais de um Empreendimento.
Abaixo segue orientações para preenchimentos dos campos:
Projeto: Escolha o Projeto que deseja Apropriar.
Centro de Custo: C/C que será debitado a apropriação
Orçamento: Escolha um Orçamento, ele é cadastrado antecipadamente.
Item do Orçamento: Quando criamos um orçamento criamos os Itens que esse orçamento terá.
Plano Financeiro: Plano relacionado que foi vinculado ao Orçamento, mas podemos mudar caso achemos melhor.
Percentual: É calculado automaticamente quando escolhemos a quantidade.
Assim que terminarmos é só clicarmos em Salvar e vamos voltar a Lista de Solicitações de Materiais, essa Solicitação terá que ser aprovada por algum responsável que tenha a autorização para Aprovar essa Solicitação.
Assim que a Solicitação for Aprovada, a Situação da Solicitação ficará como: Em Cotação.
Cotação.
Agora teremos que ir em:
Home>Compras>Cotação.
No canto superior direito terá um botão chamado "Incluir Cotação"
clique nele. Abrirá uma tela:
Selecione a Empresa no local indicado e aparecerá uma lista de todos os Pedidos feitos para esta Empresa selecione um ou alguns para que possamos fazer a cotação e clique em Salvar para voltarmos e fazermos a Cotação.
Abaixo segue orientações para preenchimentos dos campos:
Nº da Solicitação - O Sistema trará o numero da SOLICITAÇÃO que foi feita e que vamos transformar em uma Cotação.
Insumo - São os Insumos que foram selecionados deste número de Solicitação.
Detalhes - Caso tenha uma observação específica para aquele insumo.
Qtde. Solicitada - O sistema irá trazer a quantidade de insumos que está dentro da Solicitação.
Integração - Existem duas opções:
Pedido: No caso de itens.
Contrato: No caso de mão de obra, pois poderá se estender por alguns meses.
O último campo é o de Fornecedor, Selecione um Fornecedor que já tenha o seu cadastro no Hiperdados. Selecione um Fornecedor, insira o valor unitário do item e a quantidade que que deseja comprar, caso não queira comprar 100% deste insumo ele o pedido ficará em aberto para uma próxima compra, o Valor Total o sistema calculará.
Para criar uma comparação entre os Fornecedores clique em Adicionar Fornecedor, assim abrirá um novo campo para incluir mais um Fornecedor para comprar o preço. Quando decidirmos de qual Fornecedor iremos comprar, basta clicar em uma bolinha no lado direito do Valor Total do Fornecedor e clicar em Salvar.
Voltamos para a Lista de Cotações e então se estiver tudo correto basta clicar em "Finalizar Cotação".
Contrato.
Estamos na última etapa deste processo! agora vamos em:
Home>Compras>Contrato.
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Use os filtros para localizar rapidamente o Contrato, assim que o Contrato for localizado podemos clicar em detalhes para confirmar todas informações e uma pessoa autorizada poderá Aprovar ou Reprovar esse Contrato. Clicando em Aprovar o Contrato será enviado por e-mail para a PF ou PJ, mas isso é somente se o sistema estiver configurado para agir desta forma, caso contrário teríamos que entrar em contado e confirmar o Serviço solicitado.
Assim finalizamos todo o processo para fazer um Contrato de Serviço com todo o controle que o Vinit oferece para você.
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